组建采购组织

企业采购组织的建立，又称采购内部组织的部门化，即整合采购部门应负责的各项功能，建立不同的部门进行分工实施。企业建立完善的采购管理组织，有利于深入研究企业采购管理规律，逐步形成采购管理标准和一系列规章制度，指导日常采购管理和业务工作，探索更科学先进的采购管理方法和工作手段，使企业采购管理工作走向正式健康的发展轨道。相反，如果没有采购管理机构，或者没有有效的采购管理机构，就不可能进行更复杂的采购管理。在实际工作中，采购组织的设计和建立应遵循以下四个原则。1.精简原则精兵简政在企业采购机构设计中也同样有效，这种精指人员精干；简指机构简化。只有人员精干，机构才能简化。如果人员素质差，过分强调简化机构，不能开展应该开展的工作，不能完成应该完成的工作，也是不可取的。2.责、权、利相结合的原则责是指责任，起到约束作用； “ 权力是指权力，是履行职责的保证；利益是指利益，起到激励作用。只有将责任、权利和利益相结合，才能充分调动采购团队的积极性，充分发挥其智慧。如果你有权不负责任，就不可避免地会出现盲目指挥、盲目决策甚至损害公共肥料和私人利益；如果没有责任，一切都必须报告决策，很难真正履行责任，也会延误时间，影响效率；同样，没有相应的利益刺激，也很难确保采购工作的效率和准确性。只有将责任、权利、利益有机结合起来，发挥各自的职能，才能保证采购组织工作的有效性。3.任何企业采购组织要想顺利完成采购任务，都必须共同努力，遵循统一的原则，统一的原则基本上包括三个方面。(1)目标要统一。为完成采购任务，实现企业经营目标，总目标设定后，应将总目标分解为各部门和分支机构的岗位和个人，形成子目标。当子目标与总目标发生矛盾或不协调时，应强调局部服从总体。(2)统一命令。采购部门布采购部门的各种决策、指令和命令。一方面，要防止多头、下属不能执行、不知所措的现象；另一方面，我们也应该消除上述政策和对策的分散。(三)规章制度要统一。采购部门有总体规章制度，多个分支机构也应有自己相应的规章制度，但两者不能相互矛盾，应形成相应的支持体系，在制度面前人人平等。4.高效原则采购工作要高效开展，必须有一套高效运行的组织机构，应确定合理的管理范围和层次。横向方面，各部门、各级、各岗位要加强沟通，各负其责，互相支持，互相配合；纵向上，上情发布迅速，领导要善于听取下级的合理化建议，解决下级之间的矛盾和不协调。只有这样，才能形成团结严谨、战斗力强的采购团队，才能高效开展采购工作。1.确定采购机构的结构。采购部门的组织结构因企业的经济类型和经营规模而异。一般来说，有以下四种组织结构形式。(1)产品结构。它是指将企业需要购买的产品分为几类，每个或个采购人员分为一组，负责采购其中一种或多种商品。根据主要原材料、一般材料、机械设备、零部件、工程承包、维护等产品结构，采购工作分为不同人员。采用这种结构形式，采购人员可以非常专业精通自己办理的项目，熟能生巧，触类旁通。这种形式适用于商品多、专业性强、商品间关联少的企业。(2)区域结构类型。是指将企业采购的目标市场划分为多个区域，每个采购人员负责一个区域的所有采购业务。一般根据国内采购部、国外采购部等商品采购来源进行区域划分。这种组织形式便于明确工作任务和绩效考核，有利于调动员工积极性，与供应商建立良好的业务关系，也适用于交易对象和工作环境差异较大的企业。(3)客户结构。是指根据客户属性对企业的采购目标市场进行分类，每个采购人员负责同一类客户。这种组织形式可以让员工对客户的供给和存在的问题有更深入的了解，通常适用于同类客户集中的企业。(4)综合。综合考虑了上述三种结构形式的重要性和相关性。采购量大、操作过程复杂、交货期长的企业可以选择这种结构形式。2.为采购组织设立岗位，根据采购的具体管理职能和组织结构，根据企业的具体特点，根据采购的具体管理职能和组织结构，选择合适的人员。设置岗位包括设置每个岗位的责任和权利。一般来说，采购部门的人员包括以下四类。(1)总经理。总经理是采购部门的最高领导，主要负责运营副总裁，负责从提供服务到行政管理的各个阶段，负责整个采购部门的运营。在最大限度地利用资产的同时，总经理必须努力降低采购部门的成本，确保满足企业供应的需要。(2)采购经理。采购经理由总经理直接领导，主要负责安排部门的具体工作，制定部门的中短期计划，帮助员工协调部门内部工作，控制和管理内部人员。(3)采购经理助理。采购经理助理的职责主要是协助采购经理开展日常工作，协助采购经理根据具体需要制定中长期计划，协助采购经理安排具体工作，协助采购经理监督管理下属人员，整理管理与部门相关的档案。(4)采购人员。采购人员采购日常工作的具体执行人，主要照各部门和部门制定的计划工作。3.在确定采购部门的职能后，需要确定采购部门的人员数量。采购部门确定采购经理后，其他部门的成员数量应根据具体情况确定。如果工作量大，难度大，成员数量可以相对较多；如果工作量小，任务轻，成员数量可以相对较少。一般来说，采购部门的成员数量以满足工作需要为标准，过多容易增加成本，造成浪费；工作延误太少，难以满足工作要求，完成任务。4.明确采购部门的职责。采购部门的职责包括一些与采购工作直接或间接相关的活动，具体内容将在后面介绍。采购管理组织不仅是企业采购管理的司令部，也是企业采购业务的行动部。就像军队战争一样，科学合理的采购组织有利于统一指挥、统一调度、统一行动，确保采购业务的高效有序发展。建立完善的采购管理组织，有利于精简机构，缩短管理流程，分工明确，权责明确，事事管理，大大提高工作效率。