管理大师德鲁克:重要的是优先考虑，一次只做一件事

【人物介绍】彼得德鲁克 他出生于1909年，于2005年11月11日去世，被誉为管理之父和大师中的大师。早在1966年，德鲁克就指出，主管的首要任务是取得成效，取得成效的第一个关键是管理好自己的时间。人不善于管理自己的时间，彼得管理大师德鲁克（Peter Drucker）在《有效管理者》中（The Effective Executive）这中这样说。这本书于1966年出版，至今已有40年。如今，经理、高级主管、管理者或知识工作者仍处于同样的困境。德鲁克认为，识别主管效率的关键因素可能是他能否珍惜时间。德鲁克非常了解主管的情况。他指出，主管的时间通常属于他人。如果主管的角色是根据实际活动来定义的，主管应该被定义为组织的俘虏。德鲁克亲自观察到，许多主管花了很多时间做很多看似必须完成的事情，但实际的贡献或结果却很少。时间管理 Step1.详细记录时间使用情况。德鲁克曾邀请一位自觉记忆良好的董事长解释他的时间控制情况。董事长非常确信，他将时间有序地分为三个部分，分别用于高级主管、重要客户和社区活动。然而，根据秘书连续六周的记录，董事长几乎没有从事上述活动部分时间都是调度员，跟踪熟悉客户的订单，然后不断打电话给工厂，要求工厂处理订单。这就是主管自我感知与实际情况的差距。因此，德鲁克建议，主管想要取得成效的第一步就是记录的真实时间使用情况。主管不必亲自记录。最好交给秘书或助理，但关键是要认真记录，当场记录，事后不要记忆。即使不能持续多年，这项记录每年至少要执行两次，每次持续3~4周。一旦形诸文字，主管几乎无一例外地把时间花在了很多事情上。只有通过记录和反复思考自己的时间控制，才能重新思考和安排自己的行程。时间管理 Step2:系统管理时间完成时间记录后，可进入第二步，即系统时间管理。德鲁克指出，管理者必须从记录中找出无生产力、浪费时间的活动，并尽量避免。然而，这取决于管理者问自己几个问题：1.如果你根本不做这些事情呢？如果答案是不会发生什么，你应该停止在没有任何结果的事情上浪费时间。德鲁克发现，一些忙碌的人很忙，因为他们从不错过任何东西。他以一位自称两年内只有圣诞夜和新年在家吃饭的执行长为例。事实上，许多晚宴只是礼貌的邀请。他参加了会议，只会增加彼此的麻烦；多达三分之一的晚宴是，即使公司的任何高级主管都不参加，也不会影响公司的业绩。因此，如果一项活动对组织或自己没有贡献，就应该学会说不。2.时间记录中的所有活动中，哪一项可以交给别人，即使做得不好，也可以做得一样好？德鲁克在这里提到了授权管理问题。授权并不意味着把自己的职责推给别人，而是如果一件事可以很容易地交给别人，就应该交付。主管应该把节省的宝贵时间花在做更重要的事情上。3.在我(主管)所做的事情中，有什么浪费了你(部属或其他同事)的时间，但对你的效率没有贡献？当然，主管可以排除浪费时间的活动，但有时他们实际上会浪费别人的时间。德鲁克认为这种现象没有明显的症状，但它仍然可以通过提出上述问题来发现，并且不怕听到真相。例如，一位高级财务总监知道会议是浪费时间，但他仍然要求所有部门参加会议。为了表达他的兴趣，参与者至少会提出一个问题（主要是无关紧要的）。因此，会议变得庞大而冗长。主管的出发点很好。他希望信息畅通，没有人被排除在外，但事实上，他的部属也觉得开会是浪费时间。在询问了下属的意愿后，主管想出了一种新的方法：会议前，他发出书面表格，注明参与者、时间、地点和主题，如果其他人认为需要了解相关信息，可以决定是否参加，但会议后会立即收到会议内容的完整摘要，欢迎提出意见或评论。与之前十几个人一起开会花了一整个下午相比，只有少数人和秘书(负责记录)参加了会议，前后只有一个多小时，没有人觉得被排除在外。时间管理 Step3.找出一个完整的时间块，无论是记录和分析时间，还是排除不重要的活动和浪费时间，都是为了让主管腾出时间做更重要的工作，为组织或个人做出更多的贡献。然而，无论多么大刀阔斧，主管剩下的时间都不会太多。德鲁克认为，主管很少占工作时间的四分之一，能够真正自由控制和从事重要事务。而且组织规模越大，维持团队合作和运营的时间越长，从事生产性活动的时间越短。因此，管理时间的最后一步是找出一个完整的时间，专注于重要的事情。有的主管会选择一周在家工作一天；有的会在一周内安排半天处理重要事务；另一种更常见的方法是早起，即每天上班前在家工作90分钟，然后按时上班。一般来说，早起比把工作带回家更有效率，因为忙碌了一天的主管通常太累了，晚上做不好工作。德鲁克指出，有效的主管将永远控制他们的时间，不仅记录日志，定期分析，而且为重要活动设定最后期限，以了解时间是否在控制范围内。时间管理 Step4.重要的事情是最重要的。一次只做一件事，记录分析，挪出可以用来做事的时间后，下一步就是取得成果和贡献。德鲁克认为，获得效率的秘诀是专注。换句话说，重要的事情是第一位的，一次只做一件事。一次只做一件事意味着快速完成任务；你越能集中时间、精力和资源，实际任务就越多样化。德鲁克还指出，很容易找到优先考虑的重要事项。许多主管不能集中注意力的原因是找出什么是次要的，也就是说，决定不做什么。在执行阶段，决定事情是否应该做的不是分析，而是勇气，这种专注和决心是领导力的展示。德鲁克早就对时间管理发出了警告：时间是最稀有的资源，除非能够管理时间，否则什么都管不好。时间管理是主管取得成果的首要任务。德鲁克告诉我们，只要我们开始分析自己的时间，做真正重要的事情，并有勇气说不，这是一项可以学习的纪律。