只有认识到时间管理的误区，才能有效管理时间

时间管理不是为了完成一切，而是为了更有效地利用时间。除了决定你应该做什么，时间管理的另一个重要目的是决定不应该做什么。时间管理不是完全控制，而是减少变化。时间管理最重要的功能是提前规划提醒和指导。每个人平等每天24小时。如何才能真正有效这种平等的时间？这是管理时间的基本课题。你有没有过这样的经历，看电视或者无目的看杂志，总觉得没有意义，但是继续看，甚至看广告，直到深夜，身心疲惫，然后抱着被子睡觉，但是第二天又重复了同样的事情？这到底是怎么回事？重复这样的事情，或几个小时，或一瞬间，但回想起来，感觉很空虚。时间的死亡:其实就是这个时候。这不仅仅是一个隐喻，时间真的有生命，时间的死亡也不是不可思议的。在管理者的生活中，时间流失和死亡时有发生。因为时间是眼睛看不见的东西，人们无法察觉，只有当他们想到它时，他们才会感到可怕。失去的时间是无法挽回的。管理者必须避免落入时间管理的各种陷阱。在做好这项工作之前，管理者必须首先了解他们将遇到什么时间管理陷阱。陷阱之一：工作安排区分主次查尔斯·在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，史瓦曾向管理顾问李爱菲提出如此不寻常的挑战：请告诉我如何在办公时间做更多的事情。我会给你合理的顾问费。李爱菲递给他一张纸，对他说：写下你明天必须做的最重要的工作，并按重要的顺序安排。明天早上，当你走进办公室时，从最重要的工作开始，并继续工作，直到工作完成。重新检查你的工作顺序，然后开始第二项重要工作。假如任何开始的工作都花了你一整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，坚持下去。把以上一切都变成你每个工作日的习惯。当这个建议对你有效时，把它提供给你的下属。试验时间的长短由你决定。试验成功后，请用支票寄给我你认为这个建议值得的钱。几周后，史瓦给李爱菲发了一张面额2.5万美元的支票，并附言感谢。这件逸事给日理万机管理者带来的启示是：要区分工作的重点，避免徒劳。陷阱二:不拒绝别人当经理要学会拒绝别人。管理者应该学会对那些不合理的帮助请求或无聊的社交活动说不，因为这些事情会占用管理者很多时间。例如，在一个极度忙碌的下午，一名女员工突然要求离开两个小时回家，因为家具店会给女员工送一批家具，她必须回家打开门并点击。面对这种情况，一般没有经验的经理通常会采取以下两种对策之一：第一，拒绝这种不恰当的要求，忽视她的感受；第二，因为害怕激怒她，或想成为一个好人，勉强接受她的要求。由于前者会引起主管与部属之间的摩擦，降低部属的士气，后者会显著阻碍工作的进展。如果管理者客观地权衡当时的情况，他们可能同意管理者当时不应该允许假期。但是，管理者应该如何拒绝假期，以免产生不良后果或尽量减少不良后果呢？我知道，当贵重物品是：我知道，当贵重物品运到家里，没有人开门时，这是一件令人担忧的事情。所以，如果可能的话，我愿意让你准假回家。但问题是，我必须在明天之前交货。如果我不能在约定的时间交货，我会失去一个大主顾。你是我的得力助手。然而，我有一个建议。为什么不给家具店打电话，明天下午请他们送家具？到那时，我已经交了货，你有足够的时间回家处理私事。当然，上述答案可能仍然很难让部属完全满意，但她的主管至少以最好的方式处理了这件事。这种方法有以下五个好处:第一，他认真考虑她的要求，而不是不假思索地抹杀她。第二，他告诉她，他知道家具的运输对她有多重要。第三，他耐心地向她解释为什么不让她离开。第四，他让她知道她是一个有效的助手，这有助于提高她的士气。第五，他为她提供了其他可行的方法来解决家具运输问题。陷阱三：在解释这个问题之前，我们试着举一个例子来解释习惯性的拖延。一天早上，张三于在上班的路上发誓要下定决心，一到办公室就开始起草下半年的部门预算。他准时9点走进办公室，但他没有立即从事预算草案，因为他突然想到最好先整理一下桌子和办公室，以便在重要工作前为自己提供一个干净舒适的环境。他花了30分钟才使办公环境有序。他骄傲地点了一支香烟，休息了一会儿。这时，他不小心发现报纸上的彩色图片很吸引人，于是忍不住拿起报纸。他把报纸放回报架已经10点了。这时，他有点不舒服，因为一个小时过去了。然而，报纸毕竟是一种精神食粮，也是一种交流媒体。作为一个企业的部门主管，你怎么能不看报纸呢？此外，如果你早上不看报纸，你必须在下午或晚上补充。这样想，他才觉得有点心安。于是他准备埋头工作。这时，电话铃响了，那是一个客户的投诉电话。他花了20分钟才解释带赔罪，说服对方平息怨恨。挂了电话，他去了洗手间。在回办公室的路上，他闻到了咖啡的味道。原来另一个部门的同事都在享受上午茶，他们邀请他加入。他认为预算的起草是一项艰苦的工作，如果没有清醒的头脑，就很难胜任，所以他毫不犹豫地邀请他加入，并在那里说了一会儿。回到办公室后，他真的感到精力充沛，认为自己可以开始致力于工作。但是，一看表，已经10点45分了！部门联席会议距离11点只有15分钟。他想:反正这么短的时间内什么都做不了。最好把草案预算留到明天。很多管理者最终都浪费了很多事情，因为他们无法避免张三拖延的坏习惯。陷阱四:事情自己管理的本质其实是通过别人做事情。然而，许多管理者经常试图自己动手，这是一种非理性的行为。管理者的时间毕竟是有限的。他应该花很多时间处理一些重要的事情，把剩下的琐事交给下属。如果他自己做每件事，不仅琐碎的事情会占用他很多时间，导致重要的事情做得不好，而且会剥夺下属发挥才能的机会。因此，事必亲成了管理者严重的时间陷阱。跨越这个陷阱的唯一途径就是授权。